Whistleblower-ordning

ed’s whistleblowerordning giver medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer og koncernens øvrige interessenter mulighed for at foretage anonyme indberetninger, hvis man har begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold eller ulovligheder. Whistleblower-ordningen er et supplement til den interne dialog og åbenhed i ed A/S. Ordningen er tiltænkt de situationer, hvor forholdet ikke kan håndteres indenfor den eksisterende organisation. Ordningen administreres og indberettes anonymt.

Du kan foretage indberetning og finde yderligere information om brugen af Whistleblowerordningen og se proceduren for håndtering af indberetninger.

I indberetningssystemet kan du hurtigt og nemt indberette bekymringer om faktiske forhold eller mistanke om forhold, som kan påvirke vores virksomhed eller menneskers velbefindende.

Indberetningssystemet må ikke benyttes til bevidst falske anklager mod personer, og der må i det hele taget ikke indberettes bevidst usande oplysninger.

Vi vil gerne opfordre til, at du anfører dit navn i indberetningen, men det er ikke nødvendigt. Uanset om du vælger at være anonym eller ej, anbefaler vi at du bruger vores sikre og anonyme beskedsystem. Og ved at bruge systemet, sikrer du en anonym kommunikation, hvor vi kan svare på din henvendelse.

Alle indberetninger bliver behandlet strengt fortroligt. Du kan finde flere oplysninger herom og om behandlingen af personoplysninger under menupunktet “Whistleblowerpolitik” nedenfor.

Eventuelle spørgsmål vedrørende Whistleblowerordningen kan rettes til edwhistle@ed.dk

For at sikre anonymiteten skal du bruge disse loginoplysninger når du tilgår systemet. Og hvis du kører i sikker browser tilstand, så kan der forekomme pop-op bokse hvor du skal trykke godkend inden du får adgang til systemet.

  • Brugernavn: wbuser@mail.com
  • Password: Whistleblower!

Gå til indberetning !

Du kan bruge indberetningssystemet til at indberette mistanke om eller brud på vores forretningsetik eller overtrædelser af loven, herunder strafbare forhold, f.eks. misbrug af økonomiske midler, tyveri, bedrageri, bestikkelse og dokumentfalsk, alvorlige brud på arbejdssikkerheden, alvorlige forhold vedrørende diskrimination, vold og chikane, alvorlige miljømæssige forbrydelser.

Du kan ikke indberette samarbejdsproblemer og utilfredshed med forhold på arbejdspladsen eller ledelsesmæssige beslutninger. I de situationer skal du henvende dig til din nærmeste leder eller HR.

Foretager du en indberetning, kan du selv bestemme, om du vil være anonym. Hvis du vil sikre, at du er anonym, skal du iagttage følgende:

  • Hvis det er muligt, skal du ikke indberette fra en PC, der er udleveret af din arbejdsgiver.
  • Benyt ikke en PC, der er opkoblet på virksomhedens netværk/intranet
  • Tilgå indberetningssystemet direkte ved at kopiere eller skrive URL-adressen over i en internet-browser i stedet for at klikke på et link. Benyt evt. en browser i privacy/incognito mode.
  • Lad være med at skrive dine egne personlige oplysninger.

Når du sender anmeldelsen, har du mulighed for at vælge, at du vil stå til rådighed for den videre undersøgelse. Vi anbefaler, at du stiller dig til rådighed, da vi måske ikke kan færdigbehandle sagen uden yderligere oplysninger fra dig.

Når du opretter en henvendelse, får du tildelt et GUID, og du bruger dette, når du logger ind i beskedsystemet for at se, om der er stillet spørgsmål til dig.

Ved at benytte beskedsystemet kan vi således kommunikere sikkert med dig samtidig med at du kan bevare anonymiteten.

Uanset om du er anonym eller vælger at give os dit navn, beder vi dig dog om at benytte beskedsystemet. Det gør det sikrere og nemmere at kommunikere med os.

Al kommunikation foregår naturligvis anonymt, hvis du ønsker det.

1. INDLEDNING OG FORMÅL MED WHISTLEBLOWERORDNINGEN

Denne whistleblowerpolitik finder anvendelse på indberetninger foretaget under ed’s whistleblowerordning. Den dataansvarlige for behandling af dine personoplysninger er ed A/S, CVR-nr. 27192920, Grenåvej 629E, 8541 Skødstrup.

Formålet med Whistleblowerordningen er, at medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer og koncernens øvrige interessenter kan foretage (anonyme) indberetninger, hvis man har begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold eller ulovligheder, som kan påføre økonomiske tab eller på anden måde alvorligt skade ed A/S’s omdømme.

Denne whistleblowerpolitik redegør for, hvordan Whistleblowerordningen fungerer, herunder hvilke forhold der kan indberettes, og hvordan håndteringen af indkomne anmeldelser sker.

2. ANVENDELSESOMRÅDE

Der kan kun anmeldes forhold til Whistleblowerordningen, som vedrører alvorlige forseelser – eller mistanke herom – der kan få betydning for ed A/S som helhed eller enkeltpersoners liv eller helbred.

Der kan derfor alene ske anmeldelse om følgende forhold:

Alvorlige overtrædelser eller potentielle alvorlige overtrædelser af den til enhver tid gældende lovgivning i forhold til økonomisk kriminalitet herunder, men ikke begrænset til underslæb, bestikkelse, korruption, tyveri, krænkelser af konkurrenceretten, bedrageri og dokumentfalsk, samt bistand til tredjemand i sådanne adfærd,

  • alvorlige brud på arbejdssikkerheden
  • alvorlige forhold vedrørende diskrimination, vold og chikane
  • alvorlige miljømæssige forbrydelser, eller
  • interessekonflikter

Mindre væsentlige forhold samt forhold, der vedrører HR, såsom utilfredshed med lønforhold, inkompetence, samarbejdsvanskeligheder, fravær, overtrædelse af interne retningslinjer for rygning, indtagelse af alkohol eller andre former for upassende opførsel eller adfærd kan ikke anmeldes under Whistleblowerordningen. Sådanne forhold skal indberettes via de sædvanlige kanaler, f.eks. ved direkte kontakt til nærmeste overordnede eller HR. Hvis disse forhold rapporteres til ordningen, vil anmeldelsen blive slettet fra ordningen.

2.1 Hvem kan anmelde til Whistleblowerordningen

Alle ansatte, bestyrelsesmedlemmer og øvrige interessenter i ed A/S kan anmelde et forhold til Whistleblowerordningen

2.2 Hvem kan anmeldes til Whistleblowerordningen

Der kan både anmeldes overtrædelser og potentielle overtrædelser begået af ansatte og bestyrelsesmedlemmer. Der kan ligeledes anmeldes handlinger, som ikke kan henføres til en enkelt person, men f.eks. skyldes en grundlæggende (system)fejl hos ed A/S.

3. ANMELDELSESPROCEDURE

Anmeldelse til Whistleblowerordningen foretages elektronisk ved udfyldelse og fremsendelse af en online anmeldelsesblanket. Anmeldelsesblanketten kan tilgås via et link på ed’s hjemmeside. Anmeldelsesblanketten kan endvidere tilgås her: Link til formular

For at sikre anonymiteten skal du bruge disse loginoplysninger når du tilgår systemet. Og hvis du kører i sikker browser tilstand, så kan der forekomme pop-op bokse hvor du skal trykke godkend inden du får adgang til systemet.

  • Brugernavn: wbuser@mail.com
  • Password: Whistleblower!

ed A/S garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet. ed A/S har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges. Håndteringen af personlige oplysninger er underlagt strenge kontroller og procedurer og overholder god skik inden for området.

Der kan ikke rapporteres til ordningen på andre måder, for eksempel ved at sende e-mail til den person, der er ansvarlig for Whistleblowerordningen, da en anmeldelse indeholder fortrolige oplysninger, som ikke må sendes over det åbne net uden kryptering.

Der kan anmeldes på dansk eller engelsk.

3.1 Korrektion af registrerede oplysninger

Hvis anmelderen bliver opmærksom på, at denne har indgivet ufuldstændige eller ukorrekte oplysninger, logges ind på den tidligere anmeldelse via GUID og der kommenteres hvilke ændringer der er, eller også laves blot en ny indberetning i systemet, hvor der henvises til den tidligere indberetning og beskrives, hvad der skal korrigeres.

3.2 Fortrolighed og anonymitet

Alle oplysninger modtaget via Whistleblowerordningen behandles fortroligt.

Det er muligt at anmelde anonymt til Whistleblowerordningen. Hvis en anmeldelse er foretaget anonymt, må ed A/S ikke gøre forsøg på at få oplysningerne sporet tilbage til en bestemt person, også selvom det i en konkret sag eventuelt måtte være teknisk muligt. I tilfælde af, at undersøgelsen bliver underlagt en ekstern instans, såsom politiet, kan ed A/S dog ifølge loven blive tvunget til at afsløre anmelderens identitet i det omfang, det måtte være muligt.

Hvis anmelderen har ønsket at anmelde anonymt til Whistleblowerordningen, er ed A/S forpligtet til at slette personhenførbare oplysninger om anmelderen, herunder IP-adresse.

Ved indgivelse af anmeldelse sker der ikke logning af IP-adresser og maskin-ID, på den computer, anmeldelsen foretages fra, og der benyttes ikke cookies på anmeldelsesblanketten. Hvis en anmeldelse er foretaget fra en computer, der er på ed’s netværk, kan det ikke helt udelukkes, at de besøgte hjemmesider bliver logget i browserens historik og/eller ed´s log af IT-sikkerhedsmæssige årsager. For at undgå dette kan anmeldelsen foretages fra en computer, der ikke er på ed’s netværk.

Hvis der sammen med anmeldelsen uploades dokumenter, kan dokumenterne indeholde metadata, der i visse tilfælde direkte eller indirekte kan afsløre anmelderens identitet. Ønskes anmeldelsen foretaget anonymt, bør anmelderen derfor sikre sig, at eventuelle kompromitterende metadata er fjernet fra et dokument, før det uploades.

Hvis anmelderen vælger at anføre yderligere oplysninger i forbindelse med indberetningen, hvorfra anmelderen direkte eller indirekte kan identificeres, foretages også behandling af disse oplysninger i forbindelse med håndteringen af indberetningen. Det gælder også, hvis anmelderen har valgt at være anonym.

Hvis anmelderen vælger at angive sit navn på anmeldelsen, vil anmelderens oplysninger ikke blive slettet. Se mere om sletning af personoplysninger under punkt 4.5.

4. HÅNDTERING AF INDKOMNE ANMELDELSER

De indkomne anmeldelser tilgår vores Compliance team, der modtager anmeldelserne og foretager screening af anmeldelsen for at vurdere, om den falder inden for Whistleblowerordningens anvendelsesområde, eller om den viser sig åbenbart grundløs.

Falder anmeldelsen uden for Whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil anmeldelsen blive slettet fra ordningen. Anmelderen vil få besked herom via beskedsystemet eller direkte såfremt anmeldelsen ikke er indgivet anonymt.

Falder anmeldelsen inden for anvendelsesområdet, vil Compliance teamet hos ed A/S forestå de nødvendige undersøgelser. HR vil alene blive inddraget i nødvendigt omfang, og de relevante personer vil være underlagt

fortrolighed. Anmelderen vil ikke blive informeret om sagen, herunder sagens udfald, uanset at anmeldelsen ikke er indgivet anonymt eller der er oprettet via beskedsystemet

4.1 Behandling af personoplysninger

Indsamling, behandling og eventuel videregivelse af personoplysninger afgivet i forbindelse med Whistleblowerordningen er underlagt de gældende databeskyttelsesretlige regler, herunder EU databeskyttelsesforordning nr. 2016/679 og databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018), som supplerer databeskyttelsesforordningen.

Anmeldelsen indebærer behandling af personoplysninger om anmelderen (medmindre anmeldelsen er indgivet anonymt), den anmeldte og i visse tilfælde tillige andre personer, som er omtalt i anmeldelsen.

De personoplysninger, som navnlig behandles som led i en anmeldelse, er navn og kontaktdetaljer samt beskrivelse af forholdet/hændelsen, som førte til en anmeldelse, herunder et eller flere efter gældende ret potentielt strafbare forhold.

Behandlingen af personoplysninger for så vidt angår (potentielle) overtrædelser af straffelovens regler om økonomisk kriminalitet samt (potentielle) brud på arbejdssikkerheden, alvorlige forhold vedrørende diskrimination, vold og chikane samt miljømæssige forbrydelser, er baseret på ed´s legitime og saglige interesser i at behandle personoplysninger, indgivet i en anmeldelse, som anses at overstige de registreredes interesse i ikke at være genstand for behandling eller de registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f. ed´s legitime interesser består i at ville værne om og beskytte og fremme virksomheden og dennes troværdighed samt forebygge og afsløre forhold med mulig forretningsmæssig skadevirkning.

Undersøgelsen af anmeldelsen kan indebære indsamling og gennemgang af yderligere oplysninger, samtaler med de involverede ansatte og bestyrelsesmedlemmer, ansættelsesretlige sanktioner samt underretning af relevante myndigheder og indgivelse af politianmeldelse m.v. Disse oplysninger behandles tilsvarende på baggrund af ed´s legitime interesser som angivet ovenfor, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Hvis anmeldelsen fører til en politianmeldelse, et erstatningskrav, civilt søgsmål mv., kan behandling af personoplysninger desuden ske, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.

4.2 Den, der bliver anmeldt til Whistleblowerordningen

Den ansatte/bestyrelsesmedlemmet, som anmeldes til Whistleblowerordningen, vil modtage besked om:

  • At der er rapporteret oplysninger om vedkommende
  • hvilke personer, der får adgang til oplysningerne
  • formålet med behandlingen af oplysningerne samt retsgrundlaget herfor, herunder de legitime interesser, som forfølges af ed eller en tredjemand i forbindelse med behandlingen
  • det tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum
  • vedkommendes ret til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandlingen af personoplysninger, samt ret til at gøre indsigelse mod behandlingen og dataportabilitet
  • retten til at indgive klage til Datatilsynet
  • eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysningerne, f.eks. at oplysningerne kan videregives til politiet og andre offentlige myndigheder

Meddelelse om behandling gives, når anmeldelsen modtages og undersøgelse iværksættes, medmindre det efter omstændighederne må udskydes af hensyn til efterforskningen eller en væsentlig og berettiget interesse hos ed A/S, som vurderes at overstige hensynet til den pågældende ansat.

4.3 Den, der anmelder under Whistleblowerordningen

Anmeldelser indgivet i god tro får ikke ugunstige konsekvenser for anmelderen, uanset at anmeldelsen ikke er indgivet anonymt.

Derimod vil der være konsekvenser for indgivelse af anmeldelser i ond tro med henblik på at chikanere eller skade øvrige ansatte eller medlemmer af bestyrelsen uden grund.

Ansatte, som indgiver en anmeldelse til Whistleblowerordningen, er beskyttet mod usaglig afskedigelse i overensstemmelse med de almindelige ansættelsesretlige regler og principper.

4.4 Rettigheder

Anmelderen og den, som anmeldes om, har ret til at udøve følgende databeskyttelsesrettigheder:

  • Ret til indsigt i og modtage kopi af de personoplysninger, som ed behandler om vedkommende.
  • Ret til at gøre indsigelse imod, at ed behandler dine personoplysninger.
  • Ret til at anmode om berigtigelse eller sletning af personoplysninger, eller begrænsning af behandlingen af personoplysninger
  • Ret til at anmode om dataportabilitet, · Ret til at indgive klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk), Borgergade 28, 5, 1300 København K

Bemærk, at anmelderen og den, der er indgivet anmeldelse om, altid har ret til at anmode om udøvelse af sine rettigheder, dog kan der være visse tilfælde, hvor ed A/S ikke kan imødekomme anmodningen, f.eks. fordi visse nærmere betingelser skal være opfyldt, eller en undtagelse heraf finder anvendelse.

4.5 Modtagere af og sletning af personoplysninger

Hvis anmeldelsen ikke falder inden for anvendelsesområdet for Whistleblowerordningen, viser sig åbenbart grundløs, eller oplysningerne ikke er korrekte, slettes personoplysningerne straks fra Whistleblowerordningen. Det kan ikke udelukkes, at bestemte forhold, som ikke kan undersøges via Whistleblowerordningen, kan blive undersøgt og håndteret uden for Whistleblowerordningen.

Oplysningerne slettes endvidere, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare oplysningerne, hvilket i udgangspunktet vil være når undersøgelserne er afsluttet. Anmeldelsen kan indebære en forpligtelse til at anmelde forholdet og derved videregive personoplysninger til kompetente myndigheder på området, herunder politi og Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet. Hvis der foretages anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheder, slettes personoplysningerne straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder.

Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den ansatte, der har været anmeldt til ordningen, eller det i øvrigt er nødvendigt fortsat at opbevare oplysningerne, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes personalemappe.

5. HENVENDELSER OM WHISTLEBLOWERORDNINGEN

Eventuelle spørgsmål vedrørende Whistleblowerordningen kan rettes til edwhistle@ed.dk

Denne whistleblowerpolitik er senest revideret den 27. april 2021